Als je een nieuwe collega aanneemt, moet je van alles doen en regelen. Een contract opstellen, verzekeraars informeren én zorgen voor een warm welkom. Hoe doe je dat goed? Deze checklist biedt je overzicht en handige oplossingen.
Denk hieraan als je een nieuwe medewerker aanneemt:
Vraag je nieuwe medewerker om een kopie van zijn of haar identiteitsbewijs voor de loonadministratie. Let op dat het BSN-nummer afgedekt is op het identiteitsbewijs. Het BSN-nummer mag je namelijk niet opnemen in het personeelsdossier.
Stel een arbeidsovereenkomst op. En, zorg dat jullie die allebei ondertekenen voordat het dienstverband ingaat. Twijfel je over wat er allemaal in het contract moet staan? En of het juridisch in orde is? Neem dan contact op met Rechtshulp. Zij helpen je graag verder. Ben je lid van BOVAG? Een standaard arbeidsovereenkomst vind je op www.mijnbovag.nl. Let op: het opstellen van een arbeidsovereenkomst is maatwerk. Kijk dus goed welke bepalingen op jouw situatie van toepassing zijn.
Regel sleutels en toegangscodes voor het bedrijfspand, en zorg eventueel voor een werktelefoon of laptop. Leg schriftelijk vast wat je allemaal meegeeft aan de medewerker en laat hem of haar het document tekenen. Gebruik je bepaalde software? Zorg dan dat je nieuwe collega een eigen account heeft op zijn of haar eerste werkdag. Zo kan die een goede start maken.
Vraag een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan, als je iets meer zekerheid wil over de betrouwbaarheid van je nieuwe medewerker. Dat is vooral belangrijk wanneer die moet omgaan met veel geld, kostbare producten of gevoelige informatie. Zo’n verklaring biedt natuurlijk geen garantie, het belangrijkste is dat jij een goed gevoel hebt bij je nieuwe collega. Een Verklaring omtrent gedrag vraag je aan bij ‘screeningsautoriteit’ Justis, van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.
Zorg voor een warm welkom. Dat maakt dat je nieuwe collega zich snel op zijn gemak voelt binnen het bedrijf. Hoe je dat doet? Neem er in eerste instantie de tijd voor: laat de nieuwe medewerker kennismaken met alle collega’s, vertel wat over het bedrijf, de geschiedenis, jullie normen en waarden, en de cultuur op de werkvloer. Daarnaast betekent een warm welkom ook dat er een plék is voor de nieuwe medewerker. Dat iemand een werkplek heeft, en een eigen account of inlog om aan de slag te gaan. En een leuk welkomstcadeautje doet ook wonderen!
Werk de medewerker goed in. Als iemand al vanaf het begin de kennis en vaardigheden eigen maakt, is die sneller productief is. Zorg dat je een ‘onboardings-pakketje’ hebt, met daarin allerlei handige informatie, instructies en tips over het bedrijf. Plus bijvoorbeeld aanwijzingen voor hoe je de telefoon opneemt, et cetera.
Presenteer de medewerker op je favoriete zakelijke social media, bijvoorbeeld LinkedIn of Instagram. Je kan iemand ook voorstellen in je nieuwsbrief naar klanten.
Laat iemand eventueel zelf een filmpje opnemen of een selfie maken. Zo zijn je klanten ook meteen op de hoogte van je nieuwe collega!
Tot slot: zorg voor een veilige werkomgeving, daar hebben je medewerkers recht op. Een ongeluk zit in een klein hoekje, daarom is het fijn als je alle risico’s op de werkvloer in kaart hebt. Heb jij je risico-inventarisatie nog niet op orde? Neem dan de nodige maatregelen, want de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid checkt steekproefsgewijs of bedrijven hun RI&E op orde hebben. We vertellen je hier meer over de RI&E.
Heb je juridische vragen over het in dienst nemen van personeel?
Neem dan contact op met Rechtshulp. Zij helpen je graag verder op weg. Ook weten wat je allemaal moet regelen als een collega uit dienst gaat? In het artikel 'Een medewerker treedt uit dienst: wat moet je allemaal regelen?' vind je een handige checklist.
