Het gebeurt nog te vaak: een verhuurde auto komt niet terug. Voor verhuur- en leasebedrijven is dat een serieus risico. Dat zou genoeg reden moeten zijn om te zorgen dat je goed registreert wie er bij jou een auto ophaalt. Maar in de praktijk zien wij dat niet elk bedrijf de juiste registraties uitvoert. En dat kan grote gevolgen hebben. In dit blog lees je welke controles en registraties minimaal aandacht vragen als je voertuigen verhuurt.
Wat vraagt dit van jouw organisatie?
Als je voertuigen verhuurt, mag van je worden verwacht dat je redelijke maatregelen neemt om fraude en verduistering te voorkomen. Denk aan goede voertuigbeveiliging, maar ook aan een zorgvuldige identiteitscontrole en een complete vastlegging van relevante gegevens. Die informatie kan belangrijk zijn bij aangifte en de beoordeling van een schadeclaim.
Wat zijn de risico’s als je administratie niet op orde is?
Bij een verduistering moet je kunnen laten zien welke controles je hebt uitgevoerd en welke gegevens je hebt vastgelegd. Welke informatie daarvoor nodig is, hangt af van je afspraken met je verzekeraar. Als je administratie onvolledig is, kan dat betekenen dat een schadeclaim wordt afgewezen en je zelf opdraait voor de kosten.
Checklist: dit controleer je bij iedere verhuur
Gebruik onderstaande checklist bij iedere verhuur. Zo verklein je de kans op fraude en kun je aantonen dat je als verhuurder zorgvuldig hebt gehandeld.
Stap 1. Vraag altijd om dubbele legitimatie
Vraag altijd zowel een geldig identiteitsbewijs of paspoort als een geldig rijbewijs. Controleer of de documenten geldig zijn en of de gegevens overeenkomen met de persoon die voor je staat. Noteer het documentnummer van beide documenten op de huurovereenkomst.
Stap 2. Leg de gegevens zorgvuldig vast
Maak een kopie of scan van het identiteitsbewijs en het rijbewijs en zorg dat je deze veilig opslaat. Beperk de vastlegging tot wat nodig is en volg daarbij je privacy- en bewaarbeleid.
Stap 3. Controleer de identiteit via een verificatiesysteem
Controleer de geldigheid van de legitimatie via een erkend documentverificatiesysteem wat door diverse providers wordt aangeboden. Zo verklein je de kans dat je een vals, verlopen of gestolen document over het hoofd ziet.
Stap 4. Controleer de huurder op vermelding in Elena
Elena is het landelijke waarschuwingssysteem van BOVAG voor verhuur, proefritten en vervangend vervoer. Als je lid bent van BOVAG, kun je controleren of een huurder eerder is geregistreerd vanwege bijvoorbeeld wanbetaling, schade, verduistering of het opgeven van een valse identiteit.
Stap 5. Vermijd contante betalingen zoveel mogelijk.
Kies liever voor betaling met betaalpas of creditcard, zodat je een beter controleerbaar betaalspoor hebt. Zorg er minimaal voor dat een deel van de betaling digitaal plaatsvindt en op naam van de huurder te herleiden is.
Gouden regels bij verhuur
Wil je je verhuurproces verder aanscherpen? Gebruik dan ook de 10 tips van Bovemij om schade, fraude en onnodige risico’s bij verhuur te helpen voorkomen.
.jpg)
