Veelgestelde vragen over de werkwijze van digitale schadeafhandeling

Ja, er zijn twee handleidingen gemaakt:

- met regiekamer

- zonder regiekamer

Deze kun je hier vinden.

Om nog meer toelichting te geven, hebben we ook een webinar gegeven. Hierin behandelen we onder andere:

• Introductie en achtergrond
• Procesoverzicht en startpunten
• Live demonstratie van de meldstraat en het platform
• Calculatie, expertise en factuurupload
• Onboarding en ondersteuning

De webinar kun je hier bekijken.

Je krijgt de taak ‘Calculatie uploaden’ toegewezen zodra het dossier compleet is. Bij WA-schades gebeurt dit pas nadat Bovemij de verhaalbaarheid heeft gecontroleerd.

• Let op: de schademelding kan al zichtbaar zijn in jouw omgeving terwijl de klant de melding nog niet heeft afgerond of Bovemij de dekking en verhaalbaarheid nog niet heeft bepaald. In dat geval is de taak ' Calculatie uploaden' nog niet aan het dossier toegevoegd. Als je de taak 'Calculatie Uploaden' nog niet ziet in Openclaims dient de klant dus actie te ondernemen en de schademelding af te ronden en de gevraagde stukken te uploaden.

Wat upload je?

• Altijd een eindcalculatie (geen voorcalculatie)
• • Een calculatiebestand via:
    • Audatex (standaard voorgeselecteerd, via TXT-bestand uit DW Pro)
    • GTmotive
    • SilverDAT

  Gebruik je GTmotive of SilverDAT? Dan moet je aanvullend een aantal calculatiegegevens handmatig invoeren in Openclaims.

Silverdat- en GT Motive-calculaties kunnen momenteel niet via het platform worden gedeeld.

• Stuur deze calculaties per e-mail naar vragen.automotive.nl@dekra.com onder vermelding van het schadenummer. Geef ook de NAW en contactgegevens van verzekerde mee in de e-mail
• Dien de factuur in via bovag.schade@bovemij.nl (of het reeds bekende label e-mailadres indien van toepassing). Geef in de e-mail aan dat de calculatie via de e-mail is ingediend.
• Reageer op de mail met de uitnodiging om een calculatie te uploaden dat jullie niet met Audatex werken en direct de calculatie bij Dekra hebben aangeboden. Wij zullen het Openclaims dossier sluiten zodat de automatische rappelmails stoppen.

In maart wordt het mogelijk om ook Silverdat- en GTMotive PDF’s in te dienen. Je wordt hierover geïnformeerd.

 

• Glasschades worden direct doorgestuurd naar VBs/herstellers.
• Je ontvangt een melding van de glasschade met het verzoek om contact op te nemen met de verzekerde en het herstel in te plannen.
• Na beoordeling van het dossier sluit je het dossier zelf.

Indienen van de calculatie/factuur

• Dien de calculatie of factuur in via Carculate of Direct Access.
• Werk je niet met deze systemen? Dan beoordelen wij de calculatie handmatig op basis van het fotoprotocol glasschade.

Mail in dat geval naar ruitnota@bovemij.nl en vermeld in de onderwerpregel:

• schadenummer
• kenteken
• schadedatum

Je logt in via: https://app5.openclaims.com 

Gebruik:

• het e-mailadres waarop je de activatielink hebt ontvangen. Dit is het e-mailadres waarop je berichten over lopende schades ontvangt.
• het wachtwoord dat je bij activatie hebt aangemaakt

Lukt inloggen niet?
Gebruik de optie ‘Wachtwoord vergeten’.
Daarmee kun je:

• je account alsnog activeren, of
• een nieuw wachtwoord instellen

Je ontvangt vervolgens een e-mail om je wachtwoord opnieuw in te stellen.

Neem contact op met :support@openclaims.com en vermeld:

• voor welk dealerbedrijf of herstelbedrijf je werkt en dus waarvoor je toegang wilt

Wij nemen daarna contact met je op om de juiste inrichtingen toegang te realiseren.

Neem contact op met support@openclaims.com en vermeld de gewenste wijziging.

Per vestiging/locatie is één account in gebruik. We adviseren om dat account te gebruiken vanuit een algemeen e-mailadres en niet op een persoonlijke e-mail in verband met vakantie en/of ziekte

Wanneer je als dealer een opt-in geeft aan een hersteller om schades te herstellen die met jou zijn gedeeld, ontvangen jullie beiden dezelfde e-mails. Daarnaast zijn de bijbehorende taken zichtbaar in beide Openclaims-omgevingen.

Belangrijk
Maak onderling duidelijke afspraken over wie welke taken uitvoert. Wij maken hierin geen onderscheid.

Wij sturen deze e-mails naar jullie allebei, zodat je als dealer altijd op de hoogte blijft van een schade bij jouw klant.

Eind februari wordt het mogelijk om e-mails voor jouw dealeraccount (optioneel)uit te schakelen.

Heb je meerdere dealervestigingen binnen jullie dealergroep? Zorg er dan voor dat de inrichting correct is.

Zo moet het zijn ingericht

• Elke dealervestiging heeft een uniek e-mailadres (voor login en het ontvangen van meldingen over nieuwe schades)
• Elk e-mailadres is gekoppeld aan de juiste dealervestiging (algemeen e-mailadres, bij voorkeur niet persoonlijk)
• Dealervestigingen zijn gekoppeld aan:

• • • de juiste interne herstellers binnen jullie dealergroep
    • externe herstellers waarmee jullie samenwerken

• Zorg ervoor dat ook de herstellers hun account hebben geactiveerd
• Maak afspraken met je herstelbedrijven over het in behandeling nemen van nieuwe schades en de communicatie in een dossier

Een verkeerde inrichting kan leiden tot onduidelijkheid over taken, e-mails en verantwoordelijkheden.

Heb je meerdere dealervestigingen of twijfel je over de inrichting? Neem contact op met support@openclaims.com.
Wij delen dan een overzichtslijst met:

• de dealervestigingen
• de gekoppelde herstellers

Deze lijst kun je aanvullen of aanpassen, waarna wij de juiste inrichting doorvoeren.

Tevens is het mogelijk om gebruik te maken van een regiekamer.

• Je ontvangt dan de schades voor al jouw dealervestigingen in een centraal account
• Je verdeelt centraal de schades individueel onder de schadeherstelvestigingen uit jouw netwerk

Schadeherstellers kunnen een PDF-factuur voor vervangend vervoer uploaden.

Hoe werkt dat?

• Na upload van de reguliere factuur wordt gevraagd of er vervangend vervoer is geleverd.
• Indien nee, dan is er geen vervolgactie.
• Indien ja: dan is er de mogelijkheid om de factuur vervangend vervoer te uploaden.
• Is de factuur niet direct geüpload? Dan komt er een automatische herinneringsmail.
  

We hebben ervoor gekozen dit proces zo veel mogelijk aan te laten sluiten op de bestaande werkwijze. Dat betekent dat we blijven werken met een eindcalculatie en geen voor calculaties verwerken of toelaten.

We ontvangen actief feedback vanuit herstellers en het dealernetwerk, en die nemen we serieus. De komende maanden evalueren we dit proces samen met een groep kerngebruikers van het platform. Op basis daarvan bepalen we of we het proces aanpassen naar bijvoorbeeld een voorcalculatie én eindcalculatie in plaats van alleen eindcalculatie. Wij houden jullie hierover actief op de hoogte.

Het inschakelen van expertise is gewijzigd. Dit loopt volledig via het Openclaims-platform, je hoeft Bovemij niet meer te bellen! Op dit moment dien je een calculatie (.txt) mee te sturen om een fysieke expert aan te vragen. We gaan deze verplichting verwijderen zodat het ook bij bijvoorbeeld vermoeden total los mogelijk is om zonder calculatie een expert in te schakelen. We informeren je over deze wijziging.

Zo werkt het nu
Tijdens het uploaden van de calculatie kun je direct een expertise aanvragen.Je geeft daarbij aan:

• de reden van de expertise en
• wanneer de auto aanwezig is.

Je voegt verder foto’s toe en upload een calculatie(zie elders in deze FAQ 1. Calculatie uploaden)

Wat gebeurt er daarna?

• De expertise-opdracht komt direct binnen bij Dekra
• Dekra plant vervolgens zelf een afspraak met je, op de gebruikelijke (oude) manier
• Je ontvangt een akkoord in het platform en per e-mail